My knowledge base

вторник, 25 октября 2011 г.

Интересные фишки Sharepoint 2010

Вот, что мне понравилось в SP2010, так это корпоративные теги к документам. Найти нужный документ стало быстро и удобно. Ещё понравилось, что в SP2010 можно включить BLOB и хранить большие файлы - видео, архивы и т.п. Благодаря новой фишке SQL 2008R2 такие файлы сохраняются не в таблицах, в файловой папке.
А вот с такой простой функцией как добавление версии документа из SharePoint в документ word - это проблема. Дело в том, что из SharePoint можно управлять свойствами документа word, если эти свойства - текстовые поля. Версия же документа в метаданных документа - нетекстовое поле  и синхронизировать его со версией документ SP никак нельзя. Но есть обходное решение.
Идея состоит в добавлении метки на страницу документа (напрмер, в заголовке), а уже метку связать с версией в SP. А если точнее, то делаем это так:



Сначала надо включить возможность автоматического обновления версии документа при внесении  изменений. Для этого надо перейти в свойства библиотеки, см.  Рис. 1.

Рис. 1 Параметры библиотеки
После этого надо перейти в параметры управления версиями (Рис. 2).

Рис. 2 Переход к параметрам управления версиями
Здесь надо указать, что надо автоматически создать версии (только основные или основные и вспомогательные) (Рис. 3). Для сохранения нажать «ОК».
Рис. 3 Включение создания версий
Далее в параметрах библиотеки надо перейти в «Дополнительные параметры» (Рис. 4).
Рис. 4 Переход в дополнительные параметры
В дополнительных параметрах надо разрешить управление типами контента (Рис. 5). Сохранить изменения.
Рис. 5 Разрешить управление типами контента
В параметрах библиотеки появится новый пункт по управлению контентом. В нем надо нажать на тип контента «Документ», см. Рис. 6.
Рис. 6 Переход управлению контентом "Документ"
В настройках этого контента перейти к настройкам параметров политики управления сведениями (Рис. 7).
Рис. 7 Переход к параметрам политики управления сведениями
В параметрах политики управления сведениями надо перейти к пункту «Метки» и включить его, как на  Рис. 8.
Рис. 8 Включение  меток
После этого надо создать метку в поле «Формат метки». Метка состоит из двух частей: текстового комментария в свободной форме и переменной в фигурных скобках. Переменная – название столбца  (свойства документа в SharePoint), например столбца «Версия». Можно добавить несколько меток, можно использовать символ перевода строки, как показано в примере на этой части страницы. Можно  указать размер метки и параметры форматирования текста.  Для просмотра метки – нажать кнопку «Обновить». Пример настройки метки версии документа из SharePoint показан на Рис. 9.
Рис. 9 Пример создания метки
После редактирования надо  сохранить все изменения параметров библиотеки и вернуться к документам библиотеки.
Добавление версии документа из SharePoint на страницу Word
Для добавления версии файла в документ, сам документ должен быть открыт из, настроенной как описано выше, библиотеки SharePoint. После этого надо установить курсор на желаемое место установки, открыть меню «Вставка», «Экспресс-блоки», «Свойства документа» и выбрать свойство «Метка», как на Рис. 10.
Рис. 10 Создание метки
Пример метки в документе, содержащей версию документа в SharePoint, показан на Рис. 10.
 Рис. 11 Пример метки в документе Word

Комментариев нет:

Отправить комментарий